要成功地辦好一場研討會，必須從邀請函的準備開始做起，而寄發邀請函時間的掌握，更是重要的關鍵。你有沒有過這樣的經驗：當你接到一封吸引你的研討會邀請函，正想把日期記下的時候，卻發現研討會已經過期了。有時候是自己太晚拆信，有的時候可能是收發或郵政機構耽誤，但讓你錯過研討會的一個更重要原因，是主辦單位太早或太晚寄邀請函了。

晚寄固然會導致受邀的來賓無法安排來參加的行程，但早點寄邀請函也不行。寄發邀請函最好的時間，是在活動舉辦前的四到六個禮拜，這樣可以讓大多數的人有足夠的時間來安排行程，而且也不會太早，讓他們覺得反正時間還早，還不用記下日期。如果因為時間太早，而來不及準備完整的議程和文宣說明，也可以考慮先寄出一張簡短的信函，告訴來賓有這樣的活動，請他們將時間預留下來。及早寄出邀請函也可以給自己有足夠的時間做下一步的提醒，以便於再發二次通知，告訴他們「趕快報名，以免向隅」。

一封成功的邀請函，除了告訴與會者研討會的日期和地點之外，還應該包括：

1.研討會是由什麼公司舉辦？目的是什麼？

2.研討會的主講者是誰？

3.會有哪些人來參加？
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4.我可以從研討會學到什麼？

5.來賓個人可以得到什麼好處？

6.可以帶回什麼東西，跟其他人分享嗎？

7.報名的相關規定。

受邀者關心的問題還包括：研討會的地點、費用、衣著、報到時間，報名之後是否可以取消、有沒有提供茶點或餐飲等。